Coordonnateur/trice aux appels d’offres

Nous recherchons une personne organisée, minutieuse et soucieuse du détail pour occuper le poste de Coordonnateur/trice aux appels d’offres. Cette personne sera responsable de coordonner les processus de soumission, de s’assurer de la conformité des documents et d'assurer la gestion des cautionnements de soumission en fonction des paramètres des documents contractuels. Elle pourra également être amenée à coordonner des contrats de sous-traitance et à soutenir l’équipe de gestion de projets lors de l’exécution des projets.

·         Identifier les appels d’offres potentiels sur le marché en effectuant des recherches quotidiennes sur différents sites (SEAO, MERX, etc.);

·         Procéder à l’analyse des appels d’offres retenus, compiler les exigences et les communiquer à l’équipe afin d’assurer la conformité et la qualité des soumissions dans le respect des délais et des exigences contractuelles;

·         Rédiger les sections générales, rassembler les documents corporatifs requis, effectuer le montage et la révision finale de l’offre;

·         Coordonner le suivi de production des textes provenant des différents collaborateurs (directeurs, chargé de projets, partenaires, etc.) et s’assurer de leur conformité en lien avec les exigences de l’appel d’offres;

·         Gestion de l’envoi des soumissions (en ligne, par courriel ou commissionnaire);

·         Effectuer et gérer les demandes de cautionnements et de certificats d’assurance en contexte de soumission et d’exécution de contrat, conformément aux exigences des documents contractuels;

·         Maintenir à jour les registres d’appels d’offres et de cautionnements (éventuellement dans le D365);

·         Coordonner et préparer les contrats de sous-traitance, y compris la gestion des documents;

·         Suivre l’évolution des garanties restantes sur les contrats en cours d'exécution et tenir à jour les dossiers;

·         Appuyer l’équipe d’estimation dans l’envoi de propositions à des entrepreneurs généraux;

·         Apporter un soutien à l’équipe de gestion de projets dans la collecte des quittances des sous-traitants et documents administratifs;

·         Participer à la mise en place de processus administratifs et de suivi pour garantir une gestion optimale des projets et des appels d’offres.

Tâches connexes

·         Gestion et mise à jour de la banque de documents corporatifs et techniques (gabarits de présentation, documentation technique, listes de projets, équipements, tarifs, accréditations, etc.);

·         Gestion administrative des différents comptes et abonnements liés aux activités d’appels d’offres (SEAO, MERX, etc.);

·         Mise à jour de la base de données des fiches projets et CV corporatifs.

·         Maîtriser les fonctionnalités de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, Power Point) et Adobe Pro;

·         Bilinguisme (français et anglais) est un atout;

·         Sens aigu de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;

·         Rigueur, sens du détail et excellente capacité en matière de vérification de conformité des documents;

·         Capacité à travailler de manière autonome et en équipe, tout en respectant les délais;

·         Capacité à travailler sous pression, gérer adéquatement le stress, les priorités et à respecter des échéanciers serrés;

·         Connaissance des procédures administratives liées aux appels d’offres et des pratiques contractuelles;

·         Expérience dans un poste similaire est un atout, mais une formation adéquate sera aussi prise en considération;

·         Études universitaires ou collégiales, particulièrement en gestion ou en droit, sont un atout;

·         Disponibilité en dehors des heures de travail régulières.

Nous offrons :

·         Un environnement de travail dynamique et stimulant

·         Des opportunités de développement professionnel

·         Un salaire compétitif et des avantages sociaux intéressants

Si vous êtes une personne organisée, proactive, et que vous souhaitez contribuer au succès de notre équipe en assurant une gestion rigoureuse des appels d’offres, nous serions ravis de recevoir votre candidature.